Geldig vanaf 11/12/2020

UITLEENREGLEMENT
CHIRO JONGENS WIJER
GELDIG VANAF 01/05/2024

Titel I – Definities
Artikel 1.

1° Verhuurder: Dit verwijst naar Chiro Jongens Wijer, met Obi Boogaerts en Daan De Bruyn als de
primaire verantwoordelijken voor de uitlening;
2° Aanvrager/Huurder: Een meerderjarig persoon die de aanvraag indient via het online
reserveringssysteem. Deze persoon fungeert gedurende het gehele uitleenproces als het enige
aanspreekpunt en is verantwoordelijk voor de uitlening;
3° Frametent: Een slaaptent met een lengte van 10 meter en een breedte van 5,8 meter, met
oprolbare wanden;

4° Jeugdvereniging: Een organisatie, hetzij privaatrechtelijk, hetzij feitelijk, die zich toelegt op sociaal-
culturele initiatieven voor de jeugd, met niet-commerciële doelen. Deze initiatieven vinden plaats in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en zijn gericht op de algehele en integrale ontwikkeling van de deelnemende jeugd, die vrijwillig betrokken is. De betreffende organisatie moet haar zetel hebben in het Vlaams Gewest of het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en moet beschikken over statuten in het Nederlands;
5° Overige verenigingen, onderwijsinstellingen en overheidsinstanties: Organisaties die hun zetel
hebben in het Vlaams Gewest of het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en beschikken over
Nederlandstalige statuten.

Titel II – Situering en doel
Art. 2. Chiro Jongens Wijer stelt een deel van zijn materiaal ter beschikking voor uitlening, met
speciale aandacht voor sociaal-economische en lokale verenigingen als de belangrijkste doelgroep.
Dit reglement bepaalt de verschillende voorwaarden, procedures en voorschriften met betrekking tot
het uitlenen van het materiaal van Chiro Jongens Wijer.
Momenteel is het mogelijk om frametenten en tafels met bijbehorende banken te ontlenen bij Chiro
Jongens Wijer.
Titel III – Ontleners
Onderafdeling I – Jeugdverenigingen en socio-economische verenigingen
Art. 3. Aanvragen van jeugdverenigingen en socio-economische verenigingen dienen te voldoen aan
de volgende voorwaarden:
a. Aanvragen voor het lenen van materiaal van de verhuurder moeten worden ingediend via het
"Uitlenen van Chiromateriaal"-contract;
b. In het geval van mondelinge aanvragen dient het verzoek eveneens te worden bevestigd via
het bovengenoemde contract;
c. De aanvragen dienen ten hoogste 3 maanden en minstens 2 weken voor het plaatsvinden van
de activiteit te gebeuren;

d. In de winterperiode (oktober-december) is de verhuurder vrij om geen verhuring toe te staan.
Deze periode is voorbehouden voor controle en herstellingen van het materiaal;
e. De uitleentermijn is beperkt tot maximaal één week. Verhuur voor een langere periode kan
uitzonderlijk worden toegestaan, mits voldoende motivatie;
f. De toewijzing van het materiaal van de verhuurder gebeurt op basis van het "first in, first out"-
principe, waarbij jeugdverenigingen en sociaal-economische verenigingen voorrang krijgen.
Onderafdeling II – Andere verenigingen en particulieren.
Art. 4. De aanvragen van andere verenigingen en particulieren dienen te voldoen aan de volgende
voorwaarden:
a. Aanvragen voor het lenen van materiaal van de verhuurder moeten worden ingediend via het
"Uitlenen van Chiromateriaal"-contract;
b. Bij mondelinge aanvragen moet de aanvraag ook bevestigd worden via het bovenvermeld
contract;
c. De aanvragen dienen ten hoogste 3 maanden en minstens 2 weken voor het plaatsvinden van
de activiteit te gebeuren;
d. In de winterperiode (oktober-december) is de verhuurder vrij om geen verhuring toe te staan.
Deze periode is voorbehouden voor controle en herstellingen van het materiaal;
e. De uitleentermijn is beperkt tot maximaal één week. Verhuur voor een langere periode kan
uitzonderlijk worden toegestaan, mits voldoende motivatie;
f. Bij de toewijzing van het materiaal krijgen jeugdverenigingen en socio-economische
verenigingen voorrang. Vervolgens worden aanvragen behandeld op basis van de datum van
indiening.
Titel IV – Procedures
Onderafdeling I – Aanvragen
Art. 5. Aanvragen voor het lenen van materiaal moeten worden ingediend in overeenstemming met de
bepalingen van de artikelen 3 en 4 van dit reglement, afhankelijk van het type lening. Door het
indienen van de aanvraag verklaart de aanvrager zich akkoord met de bepalingen in dit reglement en
is hij/zij de verantwoordelijkheid als enig aanspreekpunt tot de voltooiing van het dossier.
Chiro Jongens Wijer zal de aanvraag behandelen en, bij goedkeuring, het contract voor "Uitlening van
Chiromateriaal" opstellen.
Indien de lening van materiaal volledig wordt geweigerd, zal de reden altijd aan de aanvrager worden
verstrekt.
Chiro Jongens Wijer beschikt over het recht een bepaald type tent te vervangen door een ander type,
rekening houdend met het aantal gevraagde slaapplaatsen.
Art. 6. Annuleringen, verminderingen van het toegezegde materiaal of wijzigingen in de datum
(afhaal- en inleveringsdatum of uitleenperiode) dienen schriftelijk te worden aangevraagd. Er zijn geen
kosten verbonden aan dergelijke aanpassingen.
Het wijzigen van contactgegevens en de afhaallocatie van het toegezegde materiaal is te allen tijde
kosteloos.
Indien de aanvrager echter zonder kennisgeving niet komt opdagen op de afgesproken afhaaldatum,
beschikt de verhuurder het recht om een schadevergoeding tot €50 in rekening te brengen.

Onderafdeling II – Het leveren van materiaal.
Art. 7. De verhuurder verbindt zich ertoe de aangevraagde tenten op de gevraagde locatie te leveren
en op te bouwen. Het is ten strengste verboden de tent af te breken zonder akkoord van de huurder.
Deze bepaling geldt uitsluitend voor derde partijen, niet voor oud-leiding of leiding.
Het materiaal (bank(en)/tafel(s)/tent(en)) dient te worden opgehaald op de dag en het tijdstip zoals
vermeld in het contract. Het afhaaladres is het adres van de Chiro Jongens Wijer-lokalen (Grotestraat
z/n, 3850 Wijer).
Alle toegewezen materiaal moet gelijktijdig worden opgehaald.
Art. 8. Bij ontvangst van het materiaal van de verhuurder dient de aanvrager te controleren of de
aantallen overeenkomen met het toegezegde materiaal zoals vermeld in het contract. De aanvrager
aanvaardt het materiaal en ondertekent het afleveringsformulier. Dit afleveringsformulier wordt tevens
door de verhuurder ondertekend. Na ondertekening van het afleveringsformulier worden er geen
klachten meer aanvaard met betrekking tot de vermelde aantallen op het afleveringsformulier.
Art. 9. oor de ondertekening van het afleveringsformulier verklaart de aanvrager zich akkoord met het
feit dat hij/zij verantwoordelijk is voor het geleende materiaal van de verhuurder, vanaf het moment
van afhaling tot het moment van inlevering. De aanvrager dient het geleende materiaal te behandelen
als een goede huisvader.
Elke klacht met betrekking tot de staat van het ontleende materiaal dient ingediend te worden bij de
verhuurder binnen de 48 uur nadat het materiaal van de verhuurder in ontvangst genomen werd. Bij
voorkeur dient deze klacht per e-mail te worden ingediend.
Onderafdeling III – Het inleveren van materiaal
Art. 12. Het materiaal dat is uitgeleend dient in zijn geheel en tegelijkertijd te worden ingeleverd.
Art. 13. De verhuurder verbindt zich ertoe de aangevraagde tenten op de gevraagde locatie af te
breken en te vervoeren. Dit geldt enkel voor derden, geen oud-leiding of leiding.
Het inleveren van het toegekende materiaal (bank(en)/tafel(s)/tent(en)) gebeurt op de dag en het
tijdstip dat vermeld wordt op het contract. Het inleveradres is de locatie van de lokalen van Chiro
Jongens Wijer (Grotestraat z/n, 3850 Wijer)
Art. 14. Verschillen of vastgestelde schade aan het ontleende materiaal van de verhuurder wordt
onmiddellijk meegedeeld aan de huurder via het contract ‘beëindiging van verhuur’. Dat formulier
wordt nogmaals ondertekend door de aanvrager en de verhuurder. Hierdoor verklaren beide partijen
dat er een einde gekomen is aan de ontlening van het materiaal en dat ze akkoord gaan met de
vaststellingen welke vermeld zijn op de afleveringsformulieren en het controleblad. Vastgesteld
ontbrekend materiaal kan kosteloos worden ingeleverd bij de verhuurder, maar dit moet uiterlijk 10
werkdagen na ondertekening van het afleveringsformulier gebeuren. Na deze periode zal het
ontbrekende materiaal onherroepelijk in rekening worden gebracht.
Art. 15. Indien het materiaal beschadigd wordt ingeleverd, zal de verhuurder het materiaal laten
repareren en de onkosten doorrekenen aan de huurder.
Art. 16. Indien er stormschade opgelopen wordt, dient de verhuurder hiervan onmiddellijk te worden
verwittigd.
Bij het inleveren van het materiaal moet, in geval van stormschade, een attest ter staving opgesteld
door de politie of andere plaatselijke overheid van de lokaliteit waar de activiteit plaatsvond,
afgeleverd te worden.
De verhuurder behoudt te allen tijde het recht om de overeenkomst op te zeggen ingeval van
stormweer op de dag van de activiteit.

Onderafdeling IV – Facturatie
Art. 17.
§1. Op basis van de bevindingen en gegevens zoals beschreven in artikel 14 en 15 van dit reglement,
en met inachtneming van de bepalingen in de artikelen 18 en 19, wordt de aanvrager onmiddellijk
verzocht het verschuldigde bedrag binnen 14 werkdagen contant te voldoen of over te maken.
Het niet tijdig betalen van de factuur zal leiden tot de berekening van verwijlrente.
§2. Aanvragen van ontleners die nog openstaande, onbetaalde facturen hebben, worden geweigerd
door de verhuurder.
§3. Bezwaren met betrekking tot de factuur moeten schriftelijk worden ingediend bij de verhuurder
binnen 7 dagen na ontvangst van de factuur. De verhuurder zal deze bezwaren behandelen en haar
uiteindelijke beslissing binnen 30 dagen na ontvangst van het bezwaar aan de aanvrager meedelen.
Schriftelijke communicatie wordt beschouwd als verzonden per brief of e-mail.