Beknopte privacyverklaring Chiro Jongens Wijer

Uw persoonsgegevens en die van uw kind worden verwerkt door Chiro Jongens Wijer, <Grotestraat z/n, 3850 Wijer, chirojongenswijer@hotmail.com>. Dat gebeurt in het kader van ons ledenbeheer, voor de organisatie van activiteiten, en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. Meer info vindt u op chirojongenswijer.be/privacy

Lid worden van Chiro Jongens Wijer betekent automatisch ook lid worden van Chirojeugd Vlaanderen. In het kader van ledenbeheer en verzekering geven wij identificatie- en contactgegevens door aan Chirojeugd-Vlaanderen vzw, Kipdorp 30, 2000 Antwerpen, info@chiro.be. Meer info vindt u op chiro.be/privacyverklaring.

Wilt u uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen, dan kunt u contact opnemen met de lokale groep of met Chirojeugd Vlaanderen via de vermelde contactgegevens. Uw inzagerecht uitoefenen kan ook via chiro.be/aanvraag-inzagerecht.

Algemene privacyverklaring Chiro Jongens Wijer

Versie 2.2, laatst gewijzigd op 09/04/2021

Chiro Jongens Wijer hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.

In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Jongens Wijer houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dat brengt mee dat wij:

• de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.

• de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.

• uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.

• passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies).

• op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren.

Als Chiro Jongens Wijer zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor Chirojeugd Vlaanderen. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die aan ons gevraagd worden

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.

Chiro Jongens Wijer verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam

• Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)

• Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten

• Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep

• Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen

• Foto’s: om te informeren over onze activiteiten en voor archiefdoeleinden

Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.

Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het platform voor ledenbeheer: Stamhoofd

• het opslaan van gegevens die we nodig hebben voor onze werking: Google Drive.

• het inschrijven (van leden) op activiteiten en evenementen: Google Forms.

• de hosting van onze website: Mediaraven vzw.

Daarnaast kan een lokale overheid gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement. 

Wij laten nooit persoonsgegevens verwerken door derden als we geen verwerkersovereenkomst met hen afgesloten hebben. Met die partijen maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.

Bewaartermijn

Chiro Jongens Wijer bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze ons bezorgd zijn of dan wettelijk vereist is.

Medische fiches worden vóór het volgende kamp vernietigd. Ze worden bewaard voor één lidjaar. Concreet houdt dat in dat u als ouder twee keer per jaar een medische steekkaart zal moeten invullen.

Inschrijvingsfiches en deelnamelijsten worden niet bijgehouden na een activiteit. We houden enkel de aantallen bij voor onze werking te evalueren.

Omwille van contacttracing houden we de online aanmeldingsgegevens een maand lang bij. We verstrekken de gegevens aan de lokale overheid, om zo een snelle contactopsporing te verzekeren. Na die periode worden de gegevens verwijderd.

Beeldmateriaal wordt bijgehouden in een eigen archief voor onbepaalde duur. Foto’s hebben een hoge nostalgische waarde, zeker omdat onze werking al bestaat sinds 1971 en er jaarlijks archieven zijn aangemaakt. 

Online beeldmateriaal wordt verspreid via Facebook. Verspreiding van beeldmateriaal gebeurt enkel na uitdrukkelijke toestemming van de persoon. Beeldmateriaal wordt verzameld door (leider) Stef Poelmans.

Beveiliging van de gegevens

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratieportaal ter beschikking. Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo’n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.

• Voor dagdagelijks ledenbeheer gebruikt Chiro Jongens Wijer het platform Stamhoofd. Leiding kan enkel de gevoelige informatie raadplegen van zijn groep. De groepsleiding en volwassen begeleiding heeft toegang tot elk dossier.

• Iedereen die namens Chiro Jongens Wijer aan de ledenadministratie kan (enkel groepsleider + financieel verantwoordelijke), houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg. 

• Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals aanmeldingsstrookjes, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.

• Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo’n manier dat enkel bevoegde personen (alle leiding) er toegang toe kunnen krijgen.

Uw rechten op het vlak van uw persoonsgegevens

U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die we van u of uw kind ontvangen hebben. Bovenaan in deze privacyverklaring staat hoe u contact kunt opnemen. Correcties of verwijderingen die wij uitvoeren, worden automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen.

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.

Wijziging privacyverklaring

Chiro Jongens Wijer kan haar privacyverklaring aanpassen. Dat zal op onze website (chirojongenswijer.be/privacy) aangekondigd worden.